Fehltage effektiv reduzieren: Was Unternehmen tun können, um Kosten zu sparen

Was steckt hinter Fehlzeitenmanagement?

Durch effektives Fehlzeitenmanagement können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Motivation und Bindung der Mitarbeitenden steigern. Indem sie die Fehlzeitenquote regelmäßig analysieren und Ursachen erkennen, lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten. Zum Fehlzeitenmanagement gehören auch Fehlzeitengespräche, Rückkehrgespräche und eine erfolgreiche Wiedereingliederung nach längeren Ausfällen. Das Ziel: wirtschaftliche Einbußen vermeiden, die Leistungsbereitschaft erhöhen und die Arbeitsfähigkeit langfristig sichern.

Warum ist Fehlzeitenmanagement wichtig?

Übermäßig häufige bzw. Steigende Fehlzeiten sind in der Regel ein Signal, dass etwas im Unternehmen nicht rund läuft. Je schneller Arbeitgeber wissen, was dahinter steckt, umso schneller können Gründe behoben werden und Ausfälle oder Kündigungen verhindert werden.

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

Spricht man von Fehlzeiten oder Ausfalltagen, werden diese in der Regel in drei Kategorien eingeordnet:

1. Krankheitsbedingt:

   Bei den krankheitsbedingten Fehltagen wird zwischen arbeitsabhängigen und arbeitsunabhängigen Fehltagen unterschieden:

   • Arbeitsabhängige Fehltage, z.B. Ausfälle durch übermäßige körperliche oder psychische Belastungen.
   • Arbeitsunabhängige Fehltage, z.B. wegen einer Erkältung im Winter.
2. Motivationsbedingt:

   Motivationsbedingte Fehltage entstehen, wenn Mitarbeitende aufgrund von z.B. Unzufriedenheit, fehlender Anerkennung, mangelnden Entwicklungsmöglichkeiten oder schlechter Führung häufiger Abwesenheiten haben, obwohl keine akute körperliche oder psychische Erkrankung vorliegt.

3. Betriebsbedingt:

   Betriebsbedingte Fehltage beschreiben Fehlzeiten, bei denen Mitarbeitende aufgrund von betrieblichen Maßnahmen wie Schulungen oder Weiterbildungen von ihrer regulären Arbeit abwesend sind.

Im folgenden Artikel werden wir schwerpunktmäßig auf Fehlatge aus den Katrgoien krankheitsbedingt und motivaitonbeidngt eingehen.

Was sind häufige Ursachen von Fehlzeiten?

Die Gründe, warum Mitarbeitende am Arbeitsplatz fehlen, sind vielfältig. Die folgenden Kategorien können bei einer Unterteilung helfen:

Krankheitsbedingte Fehltage

• Atemwegserkrankungen sowie Muskel- und Skelett-Erkrankungen zählen zu den Hauptursachen.
• Psychische Erkrankungen wie Depressionen und Angststörungen nehmen immer mehr zu.
• Verletzungen, die sowohl im Berufs- als auch im Privatleben auftreten können.
• Erkrankungen des Kreislaufsystems, wie Bluthochdruck oder Herz-Kreislauf-Störungen.
• Beschwerden der Verdauungsorgane, die oft mit Ernährungsgewohnheiten oder Stress zusammenhängen.

Auch motivationsbedingte Fehlzeiten spielen eine wichtige Rolle:

Motivationsbedingte Fehltage

• a) Private Probleme, z.B.:
  • Beziehungsprobleme
  • Familiäre Herausforderungen
  • Schwierigkeiten beim Arbeiten im Homeoffice
• b) Berufliche Gründe, z.B.:
  • Schlechte Führung
  • Geringe Entwicklungsmöglichkeiten
  • Mangelnde Anerkennung
  • Schlechtes Arbeitsklima bzw. niedrige Arbeitsplatzmoral

Welchen Einfluss hat mentale Gesundheit auf die Fehlzeiten von Mitarbeitenden?

Psychische Herausforderungen und Erkrankungen können erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsleistung einer Person haben, indem sie ihre Fähigkeit beeinträchtigen, sich am Arbeitsplatz zu konzentrieren. Arbeitnehmer:innen, die unter psychischen Belastungen leiden, können beispielsweise Schwierigkeiten haben, sich auf spezifische Aufgaben zu fokussieren oder sich mit Kolleg:innen zu verbinden und effektiv zusammenzuarbeiten. 

Forschungsergebnisse verdeutlichen, dass sich eine beeinträchtigte psychische Gesundheit eindeutig negativ auf die Produktivität bei der Arbeit auswirkt. Sie kann auch dazu führen, dass Arbeitnehmer:innen sich gar nicht erst arbeitsfähig fühlen und sich deshalb krankschreiben lassen müssen.

Wichtig zu erwähnen: Viele psychische Gesundheitsprobleme werden durch arbeitsbezogene Faktoren wie Stress verursacht. In einer Studie wurde z.B. festgestellt, dass ein Drittel aller Burnout-Fälle eine ausschließlich berufliche Ursache hatte und ein weiteres Drittel durch berufliche Ursachen verstärkt wurde.

Die Auswirkungen von (erhöhten) Ausfalltagen auf Organisationen

Psychisch bedingte Fehltage kosten Unternehmen jedes Jahr erhebliche Summen. Konkret verlieren deutsche Unternehmen 288€ für jeden Tag, an dem ein:e Mitarbeiter:in abwesend ist. Wenn Mitarbeitende also durchschnittlich 11,2 Krankheitstage im Jahr einreichen und 17,5% dieser Tage auf psychische Erkrankungen zurückzuführen sind, würde das einen Verlust von durchschnittlich 56.448€ pro 100 Arbeitnehmer:innen pro Jahr bedeuten.

Aber das Problem ist noch größer: Der durchschnittliche Krankenstand bei psychischen Problemen ist in der Regel viel länger als bei „normalen“ Fällen und liegt im Durchschnitt bei 43,3 Tagen. Mehr noch: Die obige Rechnung basiert nur auf der Zahl der tatsächlichen Krankheitstage. Nicht wenige Arbeitnehmer:innen mit psychischen Problemen kommen auch dann zur Arbeit, wenn sie nicht voll leistungsfähig sind. Das führt in der Regel zu einem Produktivitätsverlust.

Wie kann man Fehlzeiten reduzieren?

Um Fehlzeiten effektiv zu senken, ist es entscheidend, gezielte Analysen durchzuführen und Gespräche mit den Mitarbeitenden zu führen. Ein Vergleich der Fehlzeiten mit historischen Daten und Industriestandards kann dabei helfen, Abweichungen zu erkennen. Im Kontext eines effektiven Fehlzeitenmanagements sollten folgende Punkte regelmäßig überprüft werden:

• Arbeitsplatzbedingungen: Die Qualität der Arbeitsmittel sollte regelmäßig bewertet und verbessert werden, um ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Mitarbeitende mit ihrem Aufgabenbereich und Arbeitsvolumen nicht überfordert sind. Regelmäßiges Feedback zur Arbeitszufriedenheit kann hier helfen.
• Zufriedenheit mit den Führungskräften: Eine gute Führung stärkt nicht nur die Motivation, sondern reduziert auch Abwesenheiten, da Mitarbeitende sich unterstützt und wertgeschätzt fühlen.
• Unternehmenskultur: Eine positive und offene Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende sich wohlfühlen und ihre Anliegen ernst genommen werden, kann die Fehlzeiten nachhaltig senken.
• Flexibilität des Arbeitsmodells: Die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, z.B. durch Homeoffice-Optionen oder flexible Arbeitszeiten, kann die Zufriedenheit verbessern und Fehlzeiten minimieren.
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen: Physische und mentale Gesundheit sollten im Unternehmen durch gezielte Programme gefördert werden. Dazu zählen ergonomische Arbeitsplätze, Sportangebote und der Zugang zu mentaler Unterstützung.
• Präventionsmaßnahmen: Unternehmen können durch präventive Angebote, wie Zuschüsse zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Plattformen zur mentalen Unterstützung (z.B. Likeminded), die Gesundheit der Mitarbeitenden aktiv fördern.

Fragen, die bei der Analyse von Fehlzeiten helfen können

Um Muster in den Fehlzeiten zu erkennen, ist es hilfreich, spezifische Fragen zu stellen:

• Gibt es Abteilungen oder Personengruppen, in denen Fehlzeiten besonders häufig vorkommen? (z.B. nach Altersstruktur, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit oder Gehaltsgruppe)
• Haben bestimmte Arbeitsbedingungen oder Führungskräfte einen Einfluss auf die Fehlzeiten?
• Wie wirken sich Veränderungen im Arbeitsmodell (z.B. Einführung von Homeoffice) auf die Fehlzeiten aus?
• Welche Rolle spielen wiederkehrende gesundheitliche Probleme in bestimmten Abteilungen?
• Wie beeinflussen arbeitsbezogene Stressfaktoren (z.B. Deadlines, Projektdruck) die Fehlzeiten?

Durch das Identifizieren solcher Muster lassen sich gezielte Maßnahmen einfacher ableiten, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die Fehlzeiten zu reduzieren.

Die Auswirkung von mentaler Unterstützung auf Fehlzeiten

Studien zeigen, dass von Arbeitgeber:innen bereitgestellte Ressourcen und Unterstützung für die psychische Gesundheit, z.B. durch ein Employee Assistance Program (EAP) oder eine digitale Plattform wie Likeminded, sich positiv auf die Fehlzeiten von Mitarbeitenden auswirken.

Konkret können sie dazu beitragen, Fehltage zu reduzieren, die Gesamtproduktivität am Arbeitsplatz zu verbessern und die Fluktuationsrate zu senken. Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass Mitarbeitende, die Unterstützung durch ein EAP oder eine ähnliche Lösung erhalten, ihre Fehlzeiten schneller reduzieren als Nicht-EAP-Nutzer:innen. Es ist auch erwiesen, dass solche Programme zur Förderung der psychischen Gesundheit eine positive Kapitalrendite (ROI) von ca. 5 bis mehr als 6 USD für jeden investierten Dollar erbringen.

Wie lässt sich die Zunahme psychisch bedingter Fehltage verhindern?

Maßnahmen und Tipps, um Fehlzeiten zu reduzieren

Um psychisch bedingte Ausfalltage in deinem Unternehmen nachhaltig zu reduzieren und damit Kosten zu sparen, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die du ergreifen kannst. Hier sind einige effektive Ansätze, die sich bewährt haben:

Ursachen verstehen: Den Ursachen für Fehlzeiten auf den Grund zu gehen, ist der erste Schritt. Anonyme Umfragen, Offboarding-Gespräche und regelmäßige Check-ins mit deinem Team helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen.

Gesundheitsprävention unterstützen: Betriebliche Gesundheitsmanagement-Maßnahmen sind eine effektive Möglichkeit, die Gesundheit deiner Mitarbeitenden zu stärken. Angebote wie Fitnessprogramme oder Stressbewältigungskurse können dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren.

Gesunde und achtsame Führung schulen: Führungskräfte sollten in gesunder und achtsamer Führung geschult werden. Sensibilisiere sie für Frühindikatoren von Stress und Überlastung, damit sie sie frühzeitig unterstützen können.

In eine positive Unternehmenskultur investieren: Eine positive Unternehmenskultur wirkt sich direkt auf die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden aus. Investiere in Maßnahmen, welche eine Kultur schaffen, die Wertschätzung und Offenheit fördert, um Fehlzeiten zu verringern.

Neben diesen Maßnahmen gibt es auch spezifische Tipps, die sich Führungskräfte zu nutze machen können, um Fehlzeiten weiter zu reduzieren und die mentale Gesundheit ihrer Teams zu fördern:

Tipps für Führungskräfte

Flexibilität anbieten: Flexibilität im Arbeitsalltag ist entscheidend. Ermögliche deinen Mitarbeitenden wo mögliche flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice, um ihre individuellen Bedürfnisse besser zu berücksichtigen und Stress zu reduzieren.

Work-Life-Balance ermöglichen: Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig für die langfristige Gesundheit. Fördere klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, um das Wohlbefinden deiner Mitarbeitenden zu unterstützen.

Stress reduzieren: Schaffe ein Arbeitsumfeld, das unnötigen Druck vermeidet. Biete regelmäßige Pausen, klare Kommunikation und realistische Zielsetzungen, um den Stress deiner Mitarbeitenden zu minimieren.

Die Entstigmatisierung der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz kann ein erster Schritt sein, um gegen psychisch bedingte Ausfalltage vorzugehen. In einer Kultur, in der Mitarbeitende offen über ihre psychischen Herausforderungen sprechen können, werden sie Probleme ansprechen und Unterstützungsangebote früher in Anspruch nehmen.

So kann verhindert werden, dass psychische Probleme so schwerwiegend werden, dass eine Krankschreibung erforderlich wird. Es kann auch dazu beitragen, Fehlzeiten zu verkürzen, weil die Betroffenen ihre Probleme und die wirksamsten Maßnahmen schnell erkennen können.

3 konkrete Schritte, um Fehltage zu mindern

Schritt 1: Sensibilisierung und Aufklärung

Um das Bewusstsein zu schärfen, können Arbeitgeber:innen und insbesondere Führungskräfte sowieso Personalverantwortliche damit beginnen, in ihrem Unternehmen offen über mentale Gesundheit zu sprechen. Darüber hinaus können sie hilfreiche Ressourcen wie Lesungen oder Expert:innen-Webinare zur Verfügung stellen, um Mitarbeitende aufzuklären.

Schritt 2: Schulung und Fortbildung

In einem nächsten Schritt können sie ihre Mitarbeitenden darin schulen, Warnzeichen für psychische Erkrankungen zu erkennen und psychologische Erste Hilfe zu leisten. Einige Partner für mentale Gesundheit wie Likeminded bieten auch spezielle Workshops zur Weiterbildung an, z.B. für die Personalabteilung oder Führungskräfte.

Schritt 3: Maßnahmen ergreifen

Nicht zuletzt sollten Unternehmen entscheiden, welche Art von Angeboten sie ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen wollen, um sie zu unterstützen. Programme zur Förderung der psychischen Gesundheit sollten ihnen Zugang zu verschiedenen Formen der psychologischen Unterstützung bieten, z.B. Einzelsitzungen mit Psycholog:innen oder Coaches, Gruppensitzungen oder selbstgesteuerte Tools.

Während sich einige Unternehmen für interne Psycholog:innen oder EAPs entscheiden, bieten digitale Plattformen für mentale Gesundheit am Arbeitsplatz (wie beispielsweise Likeminded) erhebliche Vorteile:

Die Likeminded Plattform zur Förderung psychischer Gesundheit am Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeiter:innen einen schnellen und einfachen Zugang zu hochwertigen Betreuungsangeboten für Krisenzeiten, mehr mentale Stärke und persönliches, als auch berufliches Wachstum. Mit Likeminded verbessern Unternehmen ihre Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung & -produktivität und reduzieren Fehltage nachhaltig. Dies hilft ihnen in dynamischen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen einer neuen Arbeitswelt gerecht zu werden.